Chính Sách Vận Chuyển

Khôi Nguyên Creatives xây dựng chính sách vận chuyển và thi công nhằm đảm bảo thiết bị, vật tư, nhân sự và các hạng mục phục vụ sự kiện được triển khai đúng kế hoạch, an toàn và phù hợp với yêu cầu thực tế của từng chương trình.

Chính sách áp dụng cho các dự án tổ chức sự kiện trọn gói, cho thuê thiết bị sự kiện, sản xuất - thi công sân khấu, âm thanh ánh sáng, màn hình LED, backdrop, booth, POSM và các hạng mục liên quan do Khôi Nguyên Creatives thực hiện.

Phạm Vi Áp Dụng

Chính sách vận chuyển và thi công được áp dụng đối với khách hàng sử dụng dịch vụ của Khôi Nguyên Creatives tại TP.HCM và các tỉnh, thành trên toàn quốc. Các hạng mục có thể bao gồm:

• Thiết bị âm thanh, ánh sáng và màn hình LED.
• Sân khấu, backdrop, photobooth và booth triển lãm.
• Thiết bị trình chiếu và công nghệ sự kiện.
• Bàn ghế, vật dụng và các hạng mục phục vụ chương trình.
• POSM, vật phẩm nhận diện thương hiệu và ấn phẩm sự kiện.
• Đạo cụ, vật tư trang trí và các hạng mục sản xuất theo thiết kế.
• Nhân sự kỹ thuật, thi công, vận hành và tháo dỡ.

Phạm vi vận chuyển, địa điểm tập kết và phương án thi công được xác định dựa trên quy mô, tính chất và yêu cầu của từng dự án.

Phương Thức Vận Chuyển Thiết Bị Sự Kiện

Khôi Nguyên Creatives chủ động xây dựng phương án vận chuyển phù hợp với từng chương trình nhằm đảm bảo thiết bị và vật tư được đưa đến địa điểm tổ chức đúng thời gian đã thống nhất. Tùy theo quy mô dự án, phương tiện vận chuyển có thể được bố trí trực tiếp bởi Khôi Nguyên Creatives hoặc phối hợp với đơn vị vận chuyển phù hợp. Trước khi vận chuyển, đội ngũ phụ trách sẽ xác nhận:

• Địa điểm và khu vực tập kết.
• Thời gian được phép đưa thiết bị vào địa điểm.
• Khối lượng và số lượng thiết bị, vật tư.
• Điều kiện ra vào, bốc dỡ và vận chuyển tại địa điểm.
• Thời gian lắp đặt, vận hành và tháo dỡ.
• Các yêu cầu đặc biệt của ban quản lý địa điểm hoặc khách hàng.

Đối với sự kiện có yêu cầu vận chuyển nhiều thiết bị hoặc triển khai tại tỉnh, thành khác, phương án logistics sẽ được thống nhất trong kế hoạch thực hiện dự án.

Chi Phí Vận Chuyển

Chi phí vận chuyển không áp dụng một mức cố định cho tất cả sự kiện mà được xác định dựa trên phạm vi và yêu cầu thực tế của từng dự án. Các yếu tố có thể ảnh hưởng đến chi phí gồm:

• Khoảng cách từ điểm tập kết đến địa điểm tổ chức.
• Quy mô và số lượng thiết bị cần vận chuyển.
• Loại phương tiện sử dụng.
• Thời gian vận chuyển và thời gian chờ.
• Điều kiện bốc dỡ tại địa điểm.
• Yêu cầu vận chuyển ngoài giờ hoặc theo khung giờ đặc biệt.
• Địa điểm tổ chức ở ngoài TP.HCM hoặc tại tỉnh, thành khác.
• Các yêu cầu phát sinh liên quan đến logistics và thi công.

Chi phí vận chuyển, thi công và các khoản liên quan sẽ được Khôi Nguyên Creatives trao đổi và thống nhất với khách hàng trước khi triển khai.

Thời Gian Vận Chuyển & Thi Công

Thời gian vận chuyển và thi công được xây dựng theo timeline tổng thể của từng sự kiện. Đối với các chương trình có yêu cầu lắp đặt sân khấu, LED, âm thanh, ánh sáng hoặc thiết bị kỹ thuật, Khôi Nguyên Creatives chủ động bố trí thời gian vận chuyển và setup phù hợp để đảm bảo chương trình có đủ thời gian kiểm tra trước giờ đón khách. Quy trình triển khai cơ bản gồm:

1. Xác nhận địa điểm và timeline sự kiện.
2. Lập danh sách thiết bị, vật tư và hạng mục cần vận chuyển.
3. Điều phối phương tiện và nhân sự.
4. Vận chuyển đến địa điểm tổ chức.
5. Tập kết và kiểm tra thiết bị.
6. Lắp đặt, thi công và hoàn thiện.
7. Kiểm tra kỹ thuật trước chương trình.
8. Vận hành trong thời gian diễn ra sự kiện.
9. Tháo dỡ và thu hồi thiết bị sau chương trình.

Với các sự kiện quy mô lớn hoặc tổ chức tại nhiều địa điểm, kế hoạch vận chuyển và thi công có thể được điều chỉnh theo đặc thù của từng dự án.

Quy Định Khi Bàn Giao Thiết Bị & Vật Tư

Khi thiết bị và vật tư được đưa đến địa điểm tổ chức, đội ngũ phụ trách sẽ kiểm tra số lượng, tình trạng và vị trí tập kết theo kế hoạch. Các thiết bị kỹ thuật quan trọng như: âm thanh, ánh sáng, màn hình LED và hệ thống trình chiếu được kiểm tra trước khi đưa vào vận hành.

Trong trường hợp địa điểm tổ chức có yêu cầu riêng về khu vực tập kết, lối vận chuyển, thang máy, thời gian loading hoặc quy định an toàn, khách hàng cần cung cấp thông tin cho Khôi Nguyên Creatives trước thời điểm thi công để đội ngũ chủ động chuẩn bị phương án.

Vận Chuyển & Thi Công Ngoài TP.HCM

Khôi Nguyên Creatives triển khai vận chuyển, thi công và vận hành sự kiện tại TP.HCM và nhiều tỉnh, thành trên toàn quốc. Đối với sự kiện ngoài TP.HCM, kế hoạch triển khai được xây dựng dựa trên:

• Địa điểm và khoảng cách di chuyển.
• Quy mô chương trình.
• Danh sách thiết bị cần mang theo.
• Thời gian setup và rehearsal.
• Điều kiện vận chuyển tại địa phương.
• Nhu cầu lưu trú và điều phối nhân sự.
• Thời gian tháo dỡ và đưa thiết bị về.

Khách hàng được tư vấn phương án phù hợp ngay từ giai đoạn báo giá và lập kế hoạch sự kiện nhằm hạn chế chi phí logistics không cần thiết.

Trách Nhiệm Của Khôi Nguyên Creatives

Khôi Nguyên Creatives có trách nhiệm:

• Điều phối vận chuyển theo kế hoạch đã thống nhất.
• Đảm bảo thiết bị và vật tư được kiểm tra trước khi đưa đến địa điểm.
• Bố trí nhân sự phù hợp với yêu cầu thi công.
• Phối hợp với địa điểm tổ chức trong quá trình loading và setup.
• Kiểm tra hệ thống kỹ thuật trước chương trình.
• Vận hành các hạng mục kỹ thuật thuộc phạm vi dịch vụ.
• Tháo dỡ, kiểm kê và thu hồi thiết bị sau sự kiện.
• Chủ động thông báo cho khách hàng khi phát sinh vấn đề có thể ảnh hưởng đến tiến độ.

Đối với các tình huống phát sinh do điều kiện thời tiết, giao thông, quy định của địa điểm hoặc các yếu tố bất khả kháng, hai bên sẽ phối hợp để điều chỉnh phương án triển khai phù hợp.

Trách Nhiệm Của Khách Hàng

Để quá trình vận chuyển và thi công sự kiện diễn ra thuận lợi, khách hàng có trách nhiệm:

• Cung cấp chính xác địa điểm và thông tin liên hệ tại hiện trường.
• Xác nhận timeline setup, rehearsal và thời gian tổ chức.
• Thông báo trước các quy định của địa điểm tổ chức.
• Đảm bảo quyền tiếp cận khu vực thi công theo thời gian đã thống nhất.
• Cung cấp thông tin về các yêu cầu đặc biệt liên quan đến vận chuyển và thi công.
• Phối hợp nghiệm thu các hạng mục theo kế hoạch.

Việc cung cấp thông tin đầy đủ và đúng thời hạn giúp Khôi Nguyên Creatives chủ động điều phối nhân sự, thiết bị và phương tiện.

Các Trường Hợp Có Thể Phát Sinh Thay Đổi Tiến Độ

Thời gian vận chuyển hoặc thi công có thể được điều chỉnh trong một số trường hợp như:

• Địa điểm thay đổi sau khi đã thống nhất phương án.
• Địa điểm giới hạn thời gian loading hoặc setup.
• Không thể tiếp cận khu vực thi công theo timeline dự kiến.
• Thay đổi quy mô hoặc số lượng hạng mục.
• Phát sinh yêu cầu bổ sung từ khách hàng hoặc địa điểm.
• Điều kiện thời tiết, giao thông hoặc các yếu tố bất khả kháng.

Khi phát sinh vấn đề ảnh hưởng đến kế hoạch, Khôi Nguyên Creatives sẽ trao đổi với khách hàng để thống nhất phương án xử lý phù hợp.

Liên Hệ Với Khôi Nguyên Creatives

Nếu doanh nghiệp cần tổ chức sự kiện trọn gói tại TP.HCM hoặc trên toàn quốc, Khôi Nguyên Creatives cung cấp giải pháp từ ý tưởng, nội dung, thiết kế, sản xuất, vận chuyển thiết bị đến thi công và vận hành chương trình.

Khách hàng có thể gửi thông tin về địa điểm, thời gian, quy mô và loại hình sự kiện để đội ngũ Khôi Nguyên Creatives tư vấn phương án triển khai và báo giá phù hợp.

Khôi Nguyên Creatives - Đơn vị tổ chức sự kiện và sản xuất truyền thông

• Hotline: 0973 363 809
• Email: ngadang@khoinguyenagency.com
• Thời gian làm việc: 8:00 - 17:00, Thứ Hai - Thứ Bảy
• Địa điểm: Số 11A Hồng Hà, Phường Tân Sơn Hoà, TP. Hồ Chí Minh