Chính Sách Chung

Khôi Nguyên Creatives xây dựng chính sách dịch vụ nhằm minh bạch thông tin, thống nhất trách nhiệm và bảo đảm quyền lợi của khách hàng trong quá trình sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói.

Chính sách áp dụng cho các dịch vụ tổ chức sự kiện, sản xuất chương trình, cung cấp nhân sự, thiết bị sự kiện, thiết kế - sản xuất và các hạng mục liên quan do Khôi Nguyên Creatives triển khai. Các điều khoản cụ thể sẽ được thống nhất theo từng dự án và thể hiện trong báo giá, hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng.

Phạm Vi Áp Dụng Chính Sách Dịch Vụ Sự Kiện

Chính sách này áp dụng cho khách hàng sử dụng dịch vụ của Khôi Nguyên Creatives, bao gồm:

• Tổ chức sự kiện doanh nghiệp trọn gói.
• Khai trương, khánh thành, khởi công, động thổ.
• Hội nghị, hội thảo, hội nghị khách hàng.
• Gala Dinner, Year End Party, Tân niên.
• Lễ kỷ niệm thành lập, tri ân khách hàng.
• Ra mắt sản phẩm, activation và các chương trình thương hiệu.
• Cung cấp nhân sự sự kiện như MC, PG, PB, ca sĩ, dancer, lễ tân và hoạt náo viên.
• Thiết kế, sản xuất sân khấu, backdrop, photobooth, POSM và các hạng mục 2D, 3D.
• Cung cấp âm thanh, ánh sáng, màn hình LED và thiết bị phục vụ sự kiện.
• Quay phim, chụp ảnh, livestream và sản xuất nội dung truyền thông sự kiện.

Các hạng mục thực tế được xác định dựa trên yêu cầu, quy mô, địa điểm, thời gian và ngân sách của từng chương trình.

Chính Sách Tư Vấn Và Tiếp Nhận Yêu Cầu

Khôi Nguyên Creatives tiếp nhận thông tin từ khách hàng để xác định mục tiêu, đối tượng tham dự, quy mô và yêu cầu triển khai của chương trình. Thông tin tư vấn có thể bao gồm:

• Định hướng concept và chủ đề sự kiện.
• Kịch bản và nội dung chương trình.
• Đề xuất địa điểm, không gian và phương án setup.
• Thiết kế sân khấu, backdrop, khu vực check-in và các hạng mục nhận diện.
• Hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED và thiết bị kỹ thuật.
• Nhân sự vận hành và điều phối sự kiện.
• Phương án timeline, tiến độ và vận hành chương trình.
• Dự toán chi phí theo phạm vi công việc.

Thông tin khách hàng cung cấp càng đầy đủ, phương án tư vấn và báo giá càng có cơ sở để sát với nhu cầu thực tế.

Chính Sách Báo Giá Dịch Vụ Tổ Chức Sự Kiện

Báo giá được xây dựng dựa trên phạm vi công việc và yêu cầu cụ thể của từng chương trình. Chi phí có thể phụ thuộc vào:

• Loại hình và quy mô sự kiện.
• Số lượng khách mời.
• Địa điểm và thời gian tổ chức.
• Yêu cầu về thiết kế, sản xuất và thi công.
• Số lượng và chủng loại thiết bị.
• Nhân sự tham gia vận hành.
• Yêu cầu về nghệ sĩ, tiết mục hoặc nhân sự biểu diễn.
• Các hạng mục phát sinh theo yêu cầu riêng của khách hàng.

Khôi Nguyên Creatives ưu tiên báo giá rõ ràng theo từng hạng mục để khách hàng dễ theo dõi phạm vi công việc và ngân sách dự kiến. Các hạng mục ngoài phạm vi báo giá ban đầu sẽ được trao đổi và thống nhất trước khi triển khai.

Chính Sách Hợp Đồng Và Xác Nhận Dịch Vụ

Dự án được chính thức triển khai sau khi hai bên thống nhất phạm vi công việc, chi phí, tiến độ và các điều khoản liên quan. Hợp đồng hoặc xác nhận dịch vụ có thể bao gồm:

• Thông tin hai bên.
• Nội dung và phạm vi công việc.
• Thời gian, địa điểm tổ chức.
• Tiến độ thực hiện.
• Giá trị hợp đồng.
• Phương thức và tiến độ thanh toán.
• Trách nhiệm của mỗi bên.
• Quy định về thay đổi, bổ sung hoặc phát sinh.
• Các điều khoản liên quan đến nghiệm thu và bàn giao.

Đối với từng dự án, các điều khoản cụ thể trong hợp đồng là cơ sở để hai bên phối hợp và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.

Chính Sách Thanh Toán Dịch Vụ Sự Kiện

Phương thức và tiến độ thanh toán được thống nhất dựa trên quy mô, tính chất và tiến độ của từng dự án. Tùy từng hợp đồng, thanh toán có thể được thực hiện theo các giai đoạn như:

• Tạm ứng: Sau khi hai bên ký kết hợp đồng để Khôi Nguyên Creatives bắt đầu triển khai dự án.
• Thanh toán theo tiến độ: Áp dụng đối với các dự án có thời gian chuẩn bị dài hoặc nhiều hạng mục sản xuất.
• Thanh toán còn lại: Thực hiện theo thỏa thuận trong hợp đồng sau khi hoàn thành chương trình hoặc nghiệm thu các hạng mục.

Thông tin tài khoản, thời hạn và tỷ lệ thanh toán cụ thể được thể hiện trong hợp đồng hoặc chứng từ liên quan của từng dự án.

Chính Sách Thay Đổi Nội Dung Và Phạm Vi Dịch Vụ

Sự kiện có thể phát sinh thay đổi trong quá trình chuẩn bị. Khi khách hàng có nhu cầu điều chỉnh, Khôi Nguyên Creatives sẽ đánh giá ảnh hưởng đến tiến độ, nhân sự, thiết bị, sản xuất và ngân sách. Các thay đổi có thể bao gồm:

• Điều chỉnh concept hoặc nội dung chương trình.
• Thay đổi thời gian, địa điểm.
• Tăng hoặc giảm số lượng khách mời.
• Bổ sung hoặc cắt giảm thiết bị.
• Thay đổi thiết kế hoặc hạng mục sản xuất.
• Bổ sung nhân sự, nghệ sĩ hoặc tiết mục.
• Phát sinh các yêu cầu ngoài phạm vi hợp đồng.

Các thay đổi làm phát sinh chi phí hoặc ảnh hưởng đến tiến độ sẽ được thông báo để hai bên thống nhất trước khi thực hiện.

Chính Sách Hủy Hoặc Tạm Dừng Dịch Vụ

Trường hợp khách hàng có nhu cầu hủy hoặc tạm dừng chương trình, hai bên sẽ căn cứ vào tình trạng triển khai thực tế và các điều khoản đã thống nhất trong hợp đồng.

Chi phí thực tế có thể phát sinh từ các hạng mục đã được triển khai trước thời điểm hủy, bao gồm thiết kế, sản xuất, đặt dịch vụ, nhân sự, thiết bị hoặc các chi phí liên quan theo thỏa thuận. Việc hoàn trả hoặc khấu trừ khoản thanh toán đã thực hiện sẽ được xử lý theo điều khoản hợp đồng và chi phí thực tế phát sinh.

Chính Sách Triển Khai Và Vận Hành Sự Kiện

Khôi Nguyên Creatives triển khai dự án theo phạm vi công việc đã thống nhất, từ chuẩn bị nội dung đến sản xuất, setup và vận hành chương trình. Tùy dự án, quy trình có thể bao gồm:

• Tiếp nhận brief và xác định mục tiêu.
• Xây dựng ý tưởng và concept.
• Phát triển kịch bản chương trình.
• Thiết kế các hạng mục nhận diện.
• Sản xuất và chuẩn bị thiết bị.
• Điều phối nhân sự và nhà cung cấp.
• Setup tại địa điểm tổ chức.
• Kiểm tra kỹ thuật và rehearsal.
• Vận hành chương trình.
• Tháo dỡ và bàn giao sau sự kiện.

Khôi Nguyên Creatives phối hợp với khách hàng trong suốt quá trình triển khai nhằm hạn chế rủi ro và bảo đảm chương trình diễn ra theo kế hoạch đã thống nhất.

Trách Nhiệm Của Khôi Nguyên Creatives

Khôi Nguyên Creatives có trách nhiệm:

• Thực hiện đúng phạm vi công việc đã thống nhất.
• Cung cấp thông tin và tiến độ cần thiết cho khách hàng.
• Chủ động phối hợp trong quá trình chuẩn bị và vận hành.
• Bố trí nhân sự, thiết bị và nguồn lực theo hợp đồng.
• Thông báo các vấn đề có thể ảnh hưởng đến tiến độ hoặc chất lượng chương trình.
• Phối hợp xử lý các tình huống phát sinh trong phạm vi trách nhiệm của đơn vị tổ chức.

Trách Nhiệm Của Khách Hàng

Để chương trình được triển khai đúng tiến độ, khách hàng có trách nhiệm:

• Cung cấp đầy đủ thông tin, nội dung và yêu cầu liên quan.
• Phê duyệt concept, thiết kế, kịch bản và các hạng mục cần thiết theo tiến độ.
• Cung cấp thông tin chính xác về khách mời, địa điểm và chương trình.
• Bảo đảm quyền sử dụng hợp pháp đối với nội dung, hình ảnh, logo hoặc tài liệu do khách hàng cung cấp.
• Phối hợp với Khôi Nguyên Creatives trong quá trình setup, rehearsal và vận hành.
• Thực hiện thanh toán theo thời hạn đã thống nhất trong hợp đồng.

Việc chậm cung cấp thông tin hoặc phê duyệt có thể ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất và triển khai chương trình.

Chính Sách Phát Sinh Chi Phí

Các khoản chi phí phát sinh ngoài phạm vi công việc ban đầu sẽ được trao đổi với khách hàng trước khi thực hiện. Một số trường hợp có thể phát sinh gồm:

• Thay đổi địa điểm hoặc thời gian tổ chức.
• Bổ sung thiết bị, nhân sự hoặc hạng mục sản xuất.
• Tăng số lượng khách mời hoặc quy mô chương trình.
• Thay đổi thiết kế sau khi đã sản xuất.
• Yêu cầu triển khai gấp làm thay đổi phương án nhân sự hoặc sản xuất.
• Các chi phí phát sinh do yêu cầu hoặc điều kiện thực tế tại địa điểm tổ chức.

Khôi Nguyên Creatives không tự ý bổ sung hạng mục tính phí nếu chưa có sự thống nhất với khách hàng, trừ các trường hợp được quy định cụ thể trong hợp đồng.

Chính Sách Trường Hợp Bất Khả Kháng

Trong trường hợp chương trình bị ảnh hưởng bởi các yếu tố ngoài khả năng kiểm soát hợp lý của hai bên như thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, sự cố nghiêm trọng tại địa điểm, yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền hoặc các tình huống bất khả kháng khác, hai bên sẽ chủ động trao đổi để điều chỉnh phương án triển khai.

Tùy tình huống thực tế, phương án có thể bao gồm thay đổi thời gian, địa điểm, hình thức tổ chức hoặc các hạng mục liên quan. Việc xử lý chi phí và trách nhiệm trong trường hợp bất khả kháng được thực hiện theo thỏa thuận trong hợp đồng và quy định pháp luật có liên quan.

Chính Sách Bảo Mật Thông Tin

Khôi Nguyên Creatives tôn trọng thông tin do khách hàng cung cấp trong quá trình tư vấn và triển khai dự án. Các thông tin về kế hoạch chương trình, ngân sách, nội dung chưa công bố, dữ liệu doanh nghiệp và các tài liệu được xác định là thông tin bảo mật sẽ được sử dụng trong phạm vi phục vụ dự án, trừ trường hợp khách hàng đồng ý hoặc pháp luật có quy định khác.

Chính Sách Hình Ảnh Và Truyền Thông Dự Án

Đối với hình ảnh, video và nội dung được ghi nhận trong quá trình tổ chức sự kiện, việc sử dụng cho mục đích truyền thông, portfolio hoặc case study của Khôi Nguyên Creatives sẽ được thực hiện theo thỏa thuận với khách hàng và các quyền liên quan. Đối với các nội dung yêu cầu bảo mật hoặc chưa được phép công bố, Khôi Nguyên Creatives tôn trọng phạm vi sử dụng đã thống nhất.

Chính Sách Tiếp Nhận Và Xử Lý Khiếu Nại

Khách hàng có thể liên hệ với Khôi Nguyên Creatives khi phát sinh vấn đề liên quan đến chất lượng dịch vụ, tiến độ hoặc phạm vi công việc. Thông tin phản hồi nên bao gồm:

• Tên khách hàng hoặc doanh nghiệp.
• Tên chương trình.
• Thời gian và địa điểm tổ chức.
• Nội dung cần phản hồi.
• Hình ảnh hoặc tài liệu liên quan nếu có.

Khôi Nguyên Creatives sẽ tiếp nhận và phối hợp kiểm tra thông tin để đưa ra phương án xử lý phù hợp với hợp đồng và tình trạng thực tế của dự án.

Thông Tin Liên Hệ Khôi Nguyên Creatives

Khôi Nguyên Creatives - Đơn vị tổ chức sự kiện và sản xuất truyền thông

• Hotline: 0973 363 809
• Email: ngadang@khoinguyenagency.com
• Thời gian làm việc: 8:00 - 17:00, Thứ Hai - Thứ Bảy
• Địa điểm: Số 11A Hồng Hà, Phường Tân Sơn Hoà, TP. Hồ Chí Minh